Vrijdag ondernemerstip #2: “Bespaar tijd door slimmer te factureren”

Als zzp’er moet je van vele markten thuis zijn. Naast het draaiende houden van de zaak, heb je vaak veel terugkerende taken en handelingen. Zonder dat je het doorhebt nemen deze activiteiten veel tijd in beslag naast je normale werkzaamheden. Niet nodig, want veel van deze handelingen zijn goed te automatiseren. In dit artikel vertellen wij je hoe je met minimale inspanning, zo veel mogelijk van deze handelingen elimineert. Zo houd jij tijd over voor je bedrijf.

Offerte omzetten in een factuur

Ongeacht de branche waarin je actief bent, moet je in meer of mindere mate acquisitie uitvoeren. Op de offertes die je naar potentiële opdrachtgevers verstuurt, noteer je de klantgegevens. Wanneer een klant je offerte accepteert en jij de opdracht hebt uitgevoerd, is het tijd om de factuur op te stellen en te versturen.

In online factuurprogramma’s is het mogelijk om offertes eenvoudig om te zetten in facturen. Je hoeft niet opnieuw de klantgegevens en bedragen over te nemen. Met een paar klikken, heb je een factuur gemaakt en verstuurt.

Wil je het gehele salesproces stroomlijnen? Dan is een CRM erg handig. Je voert aan het begin van je salesproces één keer de gegevens in van de potentiële klant en je kunt vervolgens deze gegevens gebruiken voor je offertes, urenregistratie en facturen. Met CRM software heb je dus alles in één pakket.

Van uren naar facturen

Hanteer je het “uurtje-factuurtje” verdienmodel, dan stel jij aan het einde van de maand of project een factuur op. Wanneer je gebruikmaakt van een spreadsheetprogramma voor de urenregistratie, moet je de uren overkloppen voor het opstellen van de factuur. De factuur sla je vervolgens op de computer op en verstuur je via de mail naar je opdrachtgever. Zonder dat je er erg in hebt, kosten al deze afzonderlijke stappen behoorlijk wat tijd. Bij elke afzonderlijke stap loop je ook nog eens het risico dat je verkeerde gegevens overneemt, waardoor je misschien een verkeerde factuur verstuurd.

Herken je dit en maak jij ook nog gebruik van losse pakketten voor bijvoorbeeld urenregistratie en facturatie? Geen nood, tegenwoordig zijn er veel integratiemogelijkheden waardoor je veel deze handelingen kunt automatiseren. Zo kun je factuur software koppelen met je urenregistratie zodat je facturen met een paar klikken kunt opstellen op basis van je geregistreerde uren. Je bespaart niet alleen veel tijd, maar de kans op fouten is minimaal.

Eenvoudig van uren facturen maken

Om je op weg te helpen hebben we een overzicht gemaakt van factuurprogramma’s waarmee je snel je gewerkte uren omzet in een factuur. Tip: je kunt de programma’s zonder verplichtingen gratis proberen. Dus kijk eens of het iets voor je is!

Betaalde facturen verwerken

Wanneer je na een aantal dagen op je bankrekening kijkt, zie je dat de factuur betaald is. Dit is voor jou het signaal dat je de betaalde factuur moet verwerken in de boekhouding. Tegenwoordig kan dit eenvoudig door gebruik te maken van een koppeling tussen je bank en boekhoudsoftware. De bankgegevens worden dan automatisch verwerkt in je boekhoudprogramma door een betaling te koppelen aan een factuurnummer of klant. De betaalde facturen worden dan automatisch bijgewerkt in de boekhouding.

Factureer je vanuit een CRM? Dan is het ook mogelijk om deze te koppelen met je boekhoudprogramma. Wanneer je boekhoudprogramma is gekoppeld aan je bank, werkt deze de betalingsstatus van een klant automatisch bij in het CRM systeem. Zo heb je binnen het CRM de klantgegevens inclusief betalingsstatus helemaal up to date.

Een betalingsherinnering versturen

Helaas komt het nog steeds vaak voor dat facturen niet op tijd betaald worden. Het versturen van betalingsherinneringen kan veel tijd kosten. Tegenwoordig is het gelukkig mogelijk om met bepaalde boekhoudpakketten automatisch een betalingsherinnering te versturen. Het enige wat je hoeft te doen, is eenmalig je gewenste betalingsvoorwaarden te bepalen en een betalingsherinnering op te stellen.

Boekhoudprogramma met betalingsherinnering functie

Niet meer gegevens overtypen

Veel zzp’ers werken op basis van uren. Op basis van je gewerkte uren stel je de facturen op en verstuur je deze naar klanten. Wanneer je de uren registreert voer je de klantgegevens handmatig in. Ook in je factuur- en/of boekhoudprogramma neem je de klantgegevens over. Kortom, in dit geval voer je twee of drie keer dezelfde klantgegevens in.

Dit kost niet alleen veel tijd, het brengt ook het risico met zich mee dat je onbewust een fout maakt. In veel gevallen is dit niet nodig dankzij het integreren van je urenregistratie, facturatie en boekhouding. Door deze aan elkaar te koppelen wisselen ze de klantgegevens met elkaar uit en hoef je dus slechts één keer de klantgegevens in te voeren.

Appwiki App Center

Wil je weten welke integratiemogelijkheden jouw software heeft? Binnen het Appwiki App Center, kun je eenvoudig opzoeken met welke diverse programma’s jij je huidige software kunt combineren. Staat je pakket er niet tussen? Neem dan eens een kijkje op de site van je software aanbieder. Er is vaak meer mogelijk dan je denkt. Het maakt niet uit in welke branche je actief bent, als zzp’er zijn er altijd mogelijkheden om te automatiseren.

Lees hier op ZiPconomy meer tips voor zelfstandig ondernemers.